Como otimizar o tempo no trabalho

"Aqueles que gastam mal o seu tempo são os primeiros a queixar-se da sua brevidade". Jean de La Bruyère Cada vez mais o tempo vale dinheiro e as empresas vêm tratando como grande diferencial de um colaborador a capacidade de organizar bem o tempo de serviço, produzindo adequadamente dentro dos horários de trabalho, evitando horas extras e dando os retornos necessários. "O ritmo alucinante das mudanças, a avalanche de dados e informações, a pressão do mercado para se produzir mais, com menor custo e tempo possíveis, reforçam a necessidade de gestão compartilhada e produtiva do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade devida", explica o diretor executivo da Innovia Training & Consulting Ricardo Barbosa. Porém, as dificuldades para um profissional se adequar a esta demanda de mercado é muito grande. O diretor da Innovia detalha pontos que potencializam estas dificuldades: • Ausência de foco: o colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo, o resultado é que nenhuma das obrigações é feita; • Falta de concentração na tarefa em execução: o colaborador leva para empresa problemas pessoais, além de conversas paralelas que faz com que o resultado fique prejudicado; • Ausência de planejamento: Não sabendo se planejar ocorre confusão e não se estabelece prioridades; • Acomodação que gera desmotivação: Muitos colaboradores não buscam fazer um trabalho diferenciado, criando um ciclo vicioso na relação acomodação e desmotivação; • Procrastinação: deixar tudo que se pode fazer hoje para o amanhã; • Refém de ferramentas tecnológicas: as pessoas ficam apegadas ao celular e ao uso de e-mail de forma errada (checar caixa de correspondência toda hora). Por outro lado, Ricardo Barbosa reforça que isso não significa que o colaborador não tem direito de descansar e que o chefe deve ser carrasco. "O descanso é fundamental para que se possa ser produtivo. Nenhum profissional é 100% do seu tempo, temos que cada vez mais exercer o famoso ócio criativo. Assim é necessário relações balanceadas. Uma forma eficaz é utilizar o quadrante do tempo, onde você irá separar suas atividades em: Crises (importante e urgente), Urgências (urgente mas não importante), Planejamento (importante mas não urgente) e Rotina (nem importante e nem urgente)". A pessoa estabelecendo bem esta relação com o tempo terá muito mais tempo para sua vida pessoal, caindo com o mito de que o colaborador dedicado é o que só pensa no trabalho. "Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas atividades, conseguiremos ser produtivos", alerta o diretor da Innovia. Veja as principais dicas para que um colaborador otimize seu tempo: • Estabelecer prioridades; • Disciplinar reuniões; • Disciplinar horários para conversas; • Estabelecer código de conduta telefônica e para eletrônicos; • Classificar ativas que são importantes e urgentes; • Evitar acumular funções que não sejam suas. Ricardo M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler. Para pensar "De nada serve ser luz, se não iluminar o caminho dos demais". Walt Disney