REUNIÕES INEFICAZES OU CONDUÇÃO INADEQUADA?

Atualmente o meio empresarial possui uma cultura negativa quanto às reuniões, mas não são elas as vilãs da história e sim nós, os profissionais que as conduzem e que não possuem preparo para tal missão. Todo o profissional da organização deve estar preparado para saber conduzir reuniões, não só cargos de lideranças ou a área de RH. Uma organização inteligente investe no desenvolvimento de seus colaboradores no que tange a condução de reuniões, pois estas repercutem na comunicação, no feedback, nas tomadas de decisão, na criatividade, na administração do tempo... Porém devemos lembrar que toda a mudança de comportamento precisa de um tempo para ser realmente assimilada e passar a integrar o cotidiano de cada um. O primeiro erro grave está em convocar uma reunião sem um objetivo claro e sem um planejamento direto e real do que se quer alcançar, bem como, sem definir quem são os participantes essenciais e qual o tempo de realização da mesma. O descrédito total hoje em relação à eficácia das reuniões nasceu da dificuldade de comunicação eficaz e direta nas organizações. Os profissionais começaram a criar reuniões por dificuldade de falar diretamente alguns assuntos e de assumir responsabilidade sobre o que foi falado, tanto que uma das maiores reclamações é que muitos dos participantes nem deveriam estar ali. Parece que hoje precisamos sempre de muitas testemunhas envolvidas nos processos de tomadas de decisão. O excesso de reuniões, bem como, a pouca síntese e praticidade das mesmas influencia na ineficácia da administração do tempo dos envolvidos. Percebemos então que reuniões ineficazes afetam várias outras questões na organização, gerando queda na qualidade e na produtividade do profissional, do setor e da organização como um todo. Para tornar uma reunião produtiva existem alguns princípios básicos e simples de serem seguidos: - Ter cuidado na comunicação inicial, na convocação, definindo com ponderação os temas a serem abordados, os participantes envolvidos em cada tema, o local, os recursos que devem ser reservados e levados até o local, o período de duração de cada etapa do processo, o material que cada um deve preparar com antecedência, o objetivo central da reunião, o que se quer e o que se espera alcançar como resultado dela. - No início da reunião devemos repassar objetivos, ordem de apresentação dos temas e distribuição de responsabilidades, respeitando horário de início e término, bem como estabelecendo tempos claros e plausíveis para cada assunto. Bem como, ao final, depois de frisar as pendências e deixar registradas datas para cumprimento das metas estipuladas, precisamos verificar o que conseguimos, ou não alcançar do previsto. - No decorrer de cada tema devemos cuidar em controlar os tempos previstos e principalmente, precisamos fazer com que os participantes se atenham ao tema. Críticas e sugestões enriquecem o evento, trazendo mais oportunidades de melhoria e de mudança, porém precisam ser condizentes com o tema e coerentes dentro do contexto. - A escolha do tema, ou dos temas, da reunião podem se dar por uma necessidade premente específica pode ser com intuito de prevenção, pode ser uma ação corretiva, pode ser para feedback... O importante é a clareza no que se quer transmitir e no resultado que se espera. - O registro da reunião deve ter síntese, porém abrangência, com foco no resumo de cada tópico abordado e suas diretrizes. A ata deve ser repassada com agilidade para que os participantes possam acompanhar a evolução dos processos estabelecidos na reunião, realizando o devido processo de retroalimentação.